Missie weer geslaagd!

Missie geslaagd! Het indelen van de stands op de Farm & Country Fair is weer gelukt! Een flinke klus van maar liefst vijf weken denkwerk. Ik was ooit zoals veel mensen in de veronderstelling dat dit ff snel te doen zou zijn. En ook heb ik wel eens gedroomd dat deelnemers arriveerden en maar een plek moesten zoeken. De werkelijkheid is anders. Het lijkt op een puzzel van 1000 stukjes blauwe lucht.

Eerst worden de grote onderdelen bepaald en uitgemeten zoals de ringen, cateringpleinen, schuren, bomengroepen. We hebben het onszelf door aanplant en plaatsen van bouwwerken knap lastig gemaakt. Met name de ringen liggen vaak jaarlijks nét anders, het maakt al veel verschil of ze tien meter naar links of rechts liggen, alles veranderd mee qua meters.

Alle inschrijvingen krijgen vanaf de eerste inschrijving een plek toegewezen. Alles moet kloppen met meters, wensen, zon in de rug of juist in de stand, stands die elkaar versterken of juist concurrenten zijn, productgroepen bij elkaar maar wel op meerdere plekken, hoeken die schuin naar achteren lopen waardoor tenten niet passen, stands met hetzelfde product maar in een ander segment verdelen over het terrein en ga maar door. Door speciale wensen voor een plek moet soms een thema van een hele straat anders dan we graag willen, dus wensen van deelnemers hebben we liever zo weinig mogelijk. Laat het ons maar lekker uitzoeken, dan past de plek meestal veel beter tussen andere bedrijven of organisaties.

De laatste weken staan er alvast paaltjes op het terrein daar waar de middenring, de grote ring en de grote tenten komen, waar de straten beginnen en bij sommige strategische punten. Vanaf hier wordt bij elke verandering gekeken of alles nog klopt. Moeilijkheid is alleen dat de paaltjes weg moeten als zo’n dag of 10 voor de Fair het gras moet worden gemaaid.

Gisteren was eindelijk alles klaar. Na heel veel nadenken zijn er veel mensen toch weer verzet. Na een slapeloze nacht weet ik dat er iemand uit de lijst is vergeten die niet schriftelijk is aangemeld. Zó belangrijk om alles goed op papier te hebben! Gelukkig was er nog een voor hen goede plek beschikbaar.

Toch waren er nog een paar schoonheidsfoutjes en hebben we vandaag na alles nog eens letterlijk voor de tiende keer te hebben nagelopen, de laatste details aangepast. Morgen alles uitdraaien en de plattegrond en nummer naar de mensen versturen, zodat iedereen die uiterlijk dinsdag in de bus heeft. Heel af en toe veranderd er ook naar aanleiding hiervan nog iets, maar alleen met een heel erg goede reden. Voordeel van met zoveel zorg indelen is, dat de meeste mensen best heel tevreden zijn met hun plek en is er begrip dat niet iedereen op de allerbeste plekken kan staan.

Gelukkig, dé uitdaging van het jaar is weer af. Het wordt elk jaar lastiger en dat heeft helemaal niet te maken met het feit dat we letterlijk alles lopend uitmeten en niet vanaf computers met geavanceerde meetinstrumenten. Maar het ligt aan het feit dat er zoveel leuke dingen te zien en te doen zijn, dat het maar liefst 25 voetbalvelden grootte terrein bijna te klein dreigt te worden!